Wydajny zarządzanie projektami jest koniecznością, gdy mówimy o udanych projektach. Zarządzanie projektem na małą skalę jest proste, ale sprawy stają się naprawdę trudne, gdy wielkość zespołu zaczyna rosnąć. Jednoczesne zarządzanie wszystkimi zadaniami i osobami zaangażowanymi w projekt może okazać się uciążliwe. To jest gdziepojawiają się narzędzia do zarządzania projektami. W tym artykule omówię wszystko, co musisz wiedzieć, zanim wybierzesz narzędzia do zarządzania projektami.
Poniżej znajdują się tematy, które omówię w tym artykule:
- Przegląd zarządzania projektami
- Narzędzia do zarządzania projektami
- Potrzeba narzędzi do zarządzania projektami
- Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami na rynku
Przegląd zarządzania projektami
„Zarządzanie projektami to dyscyplina inicjowania, planowania, wykonywania, kontrolowania i zamykania pracy zespołu w celu osiągnięcia określonych celów i spełnienia określonych kryteriów sukcesu”.
- Wikipedia
Mówiąc prościej, to proces organizowania i zarządzania wszystkimi czynnościami związanymi z projektem. Pomaga w zarządzaniuprojekt od samego początku do określonego zakończenia, którego idealnym celem jest dostarczenie wyniku na czas iw ramach budżetu. Właściwe ramy zarządzania projektamizawiera cykl życia projektu i pięć głównych grup procesów zarządzania projektami. Te Grupy Procesów obejmują razem 10 Obszarów Wiedzy i 49 procesów, które często działają w tym samym czasie w ramach projektu lub mają jednorodne dane wejściowe i wyjściowe. Te grupy to:
konwersja liczb dwójkowych na dziesiętne w java
- Inicjowanie: W tej grupie procesów definiowany jest początkowy zakres projektu oraz przydzielane są zasoby.
- Planowanie: W tej grupie procesówdla projektu zaplanowano odpowiedni poziom szczegółowości.
- Wykonywanie: Ten procesGrupaskłada się z procesów, które służą do wykonania pracy określonej w planie zarządzania projektem.
- Monitorowanie i kontrolowanie: Ta grupa procesów obejmuje śledzenie, przeglądanie i regulowanie wydajności projektu.
- Zamknięcie: Ta grupa procesów jest ważną częścią zarządzania projektem, wykonywaną w celu sfinalizowania wszystkich działań projektowych w celu ukończenia projektu.
Musiałeś już zrozumieć, że zarządzanie projektami to długotrwały proces. Cały ten proces leży wyłącznie na barkach Kierownika Projektu. Zarządzanie i organizacja projektu wcale nie jest łatwym zadaniem. Jeśli kierownik projektu nie ma wystarczających umiejętności, istnieje duże prawdopodobieństwo, że projekt nie przyniesie oczekiwanego wyniku. Obecnie, aby udowodnić swoje umiejętności i wiedzę w tej dziedzinie, kierownicy projektów często wybierają certyfikaty, takie jak PMP. Napisałem szczegółowy artykuł na temat do których możesz się odwołać, aby uzyskać więcej informacji.
Cóż, koncepcja zarządzania projektami wywodzi się z początku XIX wieku, ale została uznana za odrębny zawód w połowie XX wieku. Kierownicy projektów zaczynali od korzystania z tradycyjnych narzędzi, takich jak długopis i papier, aby śledzić czynności, w których wszystko musiało być wykonywane ręcznie.Jednak wraz z postępem technologicznym kierownicy projektów używają obecnie różnych narzędzi do zarządzania projektami, aby przyspieszyć i ułatwić cały proces pracy.
W następnej sekcji tego artykułu przedstawię pełny wgląd w to, czym są narzędzia do zarządzania projektami i jak z nich korzystać.
Narzędzia do zarządzania projektami
Narzędzia do zarządzania projektami to w zasadzienarzędzia, które pomagają jednostce lub zespołowi efektywnie organizować pracę i zarządzać projektami. Może to być oprogramowanie open source lub płatne, które można kupić online.
Ponieważ zarządzanie projektem jest złożonym zadaniem, które składa się z wielu trudnych czynności, narzędzia do zarządzania projektami często działają jako pomoc dla kierowników projektów. Na rynku dostępne są różne rodzaje narzędzi do zarządzania projektami. Mogą być zautomatyzowane programowo lub obsługiwane ręcznie. Jak niejedno narzędzie zaspokaja wszystkie potrzeby związane z zarządzaniem projektami, będąc kierownikiem projektu, musisz wybrać narzędzie do zarządzania projektami, które najlepiej pasuje do Twojego projektu i stylu zarządzania. Narzędzia te nie tylko odciążają głowę kierownika projektu, ale także pomagają w standaryzacji pracy i rutyny całego zespołu.
Narzędzia do zarządzania projektami są zwykle definiowane przez różne oferowane funkcje. Obejmują one między innymi:
1. Planowanie i harmonogramowanie
Planowanie i harmonogramowanie to ważne funkcje każdego narzędzia do zarządzania projektami. Aby właściwie zarządzać zespołem i synchronizować go, bardzo ważne jest, aby zadania i obowiązki każdego członka zespołu były widoczne i odrębne. Dobre narzędzie do zarządzania projektami pomoże Ci w bezproblemowym planowaniu i przydzielaniu zadań członkom zespołu, wraz z terminami realizacji. Pomoże również w ustalaniu priorytetów i ustalaniu terminów. Ponadto powiadomi Cię za każdym razem, gdy Twój projekt zbliża się do planowanej daty zakończenia, ale Twoja aktywność jest nadal niekompletna.
2. Komunikacja i współpraca
Komunikacja i współpracaz zespołem w jednym narzędziu bez konieczności przełączania różnych ekranów i oprogramowaniasą istotnymi elementami każdego udanego projektu. Wszystkie narzędzia do zarządzania projektami są zwykle dostarczane z pulpitem nawigacyjnym, na którym kierownik projektu może śledzić zespół, a także postęp projektu. Ponadto członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do swoich prac za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego. Kilka innych funkcji, które są niezbędne do współpracy w każdym narzędziu do zarządzania projektami, obejmuje udostępnianie statusu, komentowanie, śledzenie, historię wersji itp.
3. Dokumentacja
Prowadzenie ręcznej dokumentacji może być męczącym zadaniem. Nawet przy najlepszych staraniach nadal istnieje możliwość wystąpienia błędów, co zdecydowanie nie jest dobrą wiadomością dla Twojego projektu. Dlatego narzędzia do zarządzania projektami często obejmują funkcjonalność dokumentacji, w której plikWszystkie informacje o projekcie są dostępne w jednym miejscu. Te informacje mogą obejmowaćzaplanowane / zakończone zadania, dane o zasobach, informacje rozliczeniowe i tak dalej.
4. Zarządzanie zasobami
Optymalizacja zasobów projektu może naprawdę skrócić czas realizacji i obniżyć koszty projektu. Dlatego wydajna funkcja zarządzania zasobami w narzędziu do zarządzania projektami może być naprawdę przydatna i wygodna. Dzięki temu uzyskasz pełny przegląd całego kosztu projektu, który jest dalej podzielony na różne koszty zasobów. Mogą to być zasoby materialne, ludzkie, wydatki itp. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami będziesz w stanie zoptymalizować te zasoby i efektywnie zarządzać wszystkimi procesami projektowymi.
5. Szacowanie ryzyka
Ryzyko jest czymś, czego nigdy nie można przewidzieć. Ze względu na wszelkie nieprzewidziane zdarzenia (klęska żywiołowa, recesja itp.), Może to mieć wpływ na czas trwania projektu, jego postęp, terminy, budżet, uczestników itp. Kierownik projektu musi być w stanie obliczyć tego rodzaju ryzyko, ale jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, musi wykonać to zadanie za Ciebie. Szczególnie w przypadku projektów długoterminowych może mieć na to wpływ wiele czynników. Z pomocą tych narzędzi możesz być przygotowany na każde ryzyko, które stanie na Twojej drodze i precyzyjniej radzić sobie z takimi sytuacjami.
6. Raportowanie
Aby projekt zakończył się sukcesem, musisz mieć pełny wgląd wniedociągnięcia i problemy, które wymagają natychmiastowej uwagi i rozwiązania. Decydując się na narzędzie do zarządzania projektami, należy upewnić się, że ma ono dwie najważniejsze funkcje, którymi są wnikliwe raporty i pulpity nawigacyjne kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Ponadto, dzięki odpowiednim narzędziom do raportowania, możesz tworzyć konfigurowalne raporty i zbierać wszystkie wcześniej wprowadzone dane projektu.
7. Linia bazowa i oszacowanie
W przypadku projektulinia bazowa musi być jasno określona na samym początku planu projektu, za pomocą której można mierzyć i porównywać postępy w realizacji projektu. Teraz narzędzie do zarządzania projektami musi mieć tę funkcjonalność, aby menedżer mógł porównywać stan rzeczy w czasie rzeczywistym z szacowaniem i analizować odchylenia. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które oferują automatyczne opcje bazowe, więc wybierając narzędzie, wybieraj mądrze.
Potrzeba narzędzi do zarządzania projektami
1. Podejście standardowe
Narzędzia do zarządzania projektami prowadzą cały proces tworzenia projektu w sposób ustandaryzowany. Za pomocą narzędzia akierownik projektu może zorganizować cały proces za pomocą szablonów i innych nadzorów. Pomaga im upewnić się, że projekty postępują zgodnie z planem, bez ich wykolejenia.
2. Monitorowanie
Śledzenie postępów w realizacji projektu jest bardzo ważne, zwłaszcza jeśli jest on długotrwały. Oprogramowanie do zarządzania projektami specjalizuje się w tej funkcjonalności i większość z nich zapewnia system śledzenia postępów zadań i działań w czasie rzeczywistym. Narzędzia te pomagają w śledzeniu i monitorowaniu różnych plikówetapy projektu. Mogą również przewidzieć, czy projekt będzie w stanie dotrzymać harmonogramu, zgodnie z obecnym tempem. W związku z tym jest bardzo przydatna z punktu widzenia terminowości realizacji i cięcia kosztów projektu.
3. Efektywne zarządzanie
Narzędzia do zarządzania projektami zapewniają pełny przegląd projektu, który pomaga kierownikowi projektu w dostosowaniu i ustalaniu priorytetów zadań.Dzięki nim kierownik projektu może być bardziej zorganizowany i systematyczny pod względem planowania, harmonogramowania, śledzenia postępów, dokumentacji, zarządzania budżetem, alokacji zasobów, zarządzania ryzykiem itp. Dzięki narzędziom do zarządzania projektami możesz łatwo pozostać w swoim zakresie i śledzić postęp.
4. Efektywne planowanie budżetu
Budżet jest jednym z głównych czynników wpływających na każdy projekt. Dostarczenie udanego i terminowego projektu w ramach szacowanego budżetu wymaga dużo planowania i kontroli. Narzędzie do zarządzania projektami musi pomóc kierownikowi projektu wyjść z tej kłopotliwej sytuacji i zaplanować odpowiedni budżet.
5. Zoptymalizowane podejmowanie decyzji
Ponieważ wszystko jest dostępne w jednym miejscu, narzędzia do zarządzania projektami często prowadzą do lepszego podejmowania decyzji. Ponieważ masz wszystkie parametry czasu rzeczywistego związane z zadaniem i działaniami projektu, plikproces podejmowania decyzji staje się udoskonalony i dokładny.
6. Lepsza komunikacja
Narzędzia do zarządzania projektami tworzą łatwy lejek komunikacyjny nie tylko z wewnętrznymi członkami projektu, ale także z członkami zewnętrznymi, takimi jak klienci i interesariusze. Dzięki tym narzędziom przepływ informacji staje się jasny i precyzyjny w odniesieniu do każdego zadania lub czynności dotyczącej projektu.
7. Udostępnianie dokumentów
Udostępnianie dokumentów jest istotną czynnością w każdym projekcie, a dzięki narzędziom do zarządzania projektami w obrazie to zadanie staje się łatwe. Toumożliwia interesariuszom projektu znalezienie bardziej kompleksowych dokumentów, makiet, specyfikacji itp. w celu zapewnienia przejrzystości i komunikacji.
8. Większa satysfakcja klienta
Dzięki temu, że wszystko jest realizowane w ramach przewidzianych zakresów i budżetu, a także najwyższej jakości, klienci na pewno będą zadowoleni.Wydajne narzędzia do zarządzania projektami oferują funkcje, które pozwalają na kontynuowanie relacji klient / dostawca nawet po zakończeniu i dostarczeniu projektu.
Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami na rynku
Poniżej wymieniłem 10 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami dostępnych na rynku:
1. Wrike
Wrike to potężne oprogramowanie do zarządzania projektami online, które zapewnia pełną widoczność i kontrolę nad zadaniami projektowymi. Jest to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami online i pomaga w poprawie szybkości i efektywności pracy zarówno w grupach kolokowanych, jak i rozproszonych.
2. Asana
Asana to internetowa i mobilna aplikacja do zarządzania projektami zaprojektowana, aby pomóc zespołom śledzić ich pracę. Rozpoczęcie pracy jest proste, ale wystarczająco wydajne, aby zarządzać całą firmą. Zapewnia wiele funkcji, które mogą pomóc Twojej organizacji i śledzić pracę w sposób dopasowany do przepływu pracy każdego zespołu, zapewniając członkom zespołu przejrzystość i przejrzystość.
3. Trello
Trello to internetowa aplikacja do zarządzania projektami opracowana przezMgła zatoczkaOprogramowanie ijestobecnie należący do Atlassian. Od start-upów po firmy z listy Fortune 500, Trello zapewnia wizualną drogędla zespołów do współpracy przy dowolnym projekcie. Jest niezwykle elastyczny i łatwy w użyciu. Śledzi każdy szczegół, czy to duży obraz, czy najdrobniejszy szczegół, korzystając z zarządzania w stylu kanban.
4. JIRA
JIRA to narzędzie do zarządzania projektami, które jest częściej używane do śledzenia błędów i śledzenia problemów.Korzystanie z JIRA youmoże łatwo planować, śledzić i zarządzać projektami zwinnego tworzenia oprogramowania, dostosowując przepływ pracy i współpracę zespołową. Zapewnia specjalne funkcje do zwinnego tworzenia oprogramowania, które pomagają zespołom skupić się na dostarczaniu iteracyjnej i przyrostowej wartości tak szybko, jak to możliwe, za pomocą dostosowywalnych tablic scrumowych.
5. Basecamp
Basecamp to narzędzie do komunikacji w czasie rzeczywistym, które pomaga zespołom pozostać na tej samej stroniemniej w przypadku tradycyjnych zadań związanych z zarządzaniem projektami. Jest to niezawodna usługa oferująca prostą konfigurację i krótki czas nauki. Wraz z listami rzeczy do zrobienia, kalendarzami, terminami i funkcjami udostępniania plików, śledzenie priorytetów i zadań do wykonania staje się łatwiejsze.
6. Zoho
Zoho to bezpłatne oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pozwala zwiększyć produktywność projektów biznesowych i zakończyć je w określonym czasie. Korzystając z Zoho, możesz uzyskać dogłębny wgląd wwykresy i raporty podczas płynnej współpracy z zespołem, klientami, dostawcami lub konsultantami.
7. Podium
Podium to oparta na chmurze usługa współpracy oparta na technologii Citrix.Toto narzędzie do współpracy społecznej, w którym można tworzyć aplikacje i konfigurować obszary robocze, aby wspierać preferowane przepływy pracy i zwiększać efektywność. Jest to idealne narzędzie do usprawnienia współpracy, ponieważ umożliwia łączenie się ze współpracownikami za pośrednictwem wewnętrznej sieci społecznościowej i czatu.
8. FreedCamp
Freedcamp to internetowe narzędzie do zarządzania projektami i system organizacji. Może być używany przezjeden lub wielu użytkowników współpracujących przy użyciu przetwarzania w chmurze. To idealne narzędzie dla osób i firm, które chcą zachować kontrolę nad swoimi projektami, zasobami, budżetem, czasem itp.Freedcamp pomaga głównie w usprawnieniu przepływu pracy, określeniu celów i osiągnięciu ich w określonym czasie i budżecie.
9. Scoro
Scoro to kompleksowe rozwiązanie, które integruje wszystkie funkcje potrzebne w każdym oprogramowaniu do zarządzania projektami. Korzystając ze Scoro, możesz zarządzać całą firmą w jednym miejscu, co oznacza, że łączy różne systemy i niezliczone arkusze kalkulacyjne w jednym narzędziu. Zasadniczo jest to rozwiązanie typu oprogramowanie jako usługa dla usług profesjonalnych i kreatywnych.
10. Microsoft Project
Projekt MS to narzędzie do zarządzania portfelem projektów dostarczane przez firmę Microsoft. Zapewnia chmuręna podstawiei opcje lokalne. Zapewnia również zintegrowane narzędzia planowania, które pomagają w organizowaniu i utrzymywaniu zakładki projektów, w tym codziennych zadań i ogólnego kierunku.
Było to 10 najlepszych narzędzi na rynku. Na rynku dostępnych jest więcej narzędzi, które są wykorzystywane w różnych dziedzinach. Na tym zakończę artykuł poświęcony narzędziom do zarządzania projektami. Mam nadzieję, że pomogło to zwiększyć wartość Twojej wiedzy. Zanim zaczniesz projekt, możesz zapoznać się z my artykuł.
Jeśli znalazłeś ten artykuł na temat „Narzędzia do zarządzania projektami ' istotnych, Sprawdź autorstwa Edureka, zaufanej firmy zajmującej się edukacją online, z siecią ponad 250 000 zadowolonych uczniów rozsianych po całym świecie.
programowanie SAS wprowadzenie podstawowych pojęć
Masz do nas pytanie? Wspomnij o tym w sekcji komentarzy, a my skontaktujemy się z Tobą.