Według raportu z badania przeprowadzonego przez PMI, odkryto, że z powodu nieefektywnej komunikacji co piąty projekt kończy się niepowodzeniem. Aby zapewnić Sukces kierownik projektu musi zapewnić skuteczne zarządzanie komunikacją w projekcie. W tym artykule na temat zarządzania komunikacją w projekcie przedstawię kompletny przewodnik po tym, jak ustala się systematyczna komunikacja w projekcie i jakie są w nią zaangażowane różne procesy.
Poniżej znajdują się tematy, które będę omawiać w tym artykule o zarządzaniu czasem w projekcie:
- Co to jest zarządzanie komunikacją w projekcie?
- Korzyści z zarządzania komunikacją
- Procesy zarządzania komunikacją w projekcie
Aby opanować wszystkie koncepcje zarządzania projektami, możesz sprawdzić naszą strukturę program, w którym zostaniesz poprowadzony przez instruktorzy.
Co to jest zarządzanie komunikacją w projekcie?
Zarządzanie komunikacją w projekcie wg ,
Zarządzanie komunikacją w projekcie obejmuje procesy niezbędne do zapewnienia, że potrzeby informacyjne projektu i jego interesariuszy są zaspokajane poprzez opracowywanie artefaktów i wdrażanie działań mających na celu osiągnięcie efektywnej wymiany informacji.
Jest to jeden z dziesięciu kluczowych obszarów wiedzy, który stanowi podstawę struktury zarządzania projektami i odgrywa główną rolę w utrzymywaniu całego zespołu projektowego na tej samej stronie. Bez odpowiedniego zarządzania komunikacją całość może się rozpaść, ponieważ brak komunikacji może skutkować załamaniem różnych procesów. Może to dodatkowo negatywnie wpłynąć na ostateczny produkt dostarczany, a tym samym doprowadzić do nieudanego projektu.
Zarządzanie komunikacją w projekcie obejmuje różneprocesy, które zapewniają dostarczenie prawidłowych informacji o projekcie właściwym zespołom we właściwym czasie. Skuteczna komunikacja pomaga w nawiązaniu zdrowych relacji między różnymi interesariuszami o różnym pochodzeniu kulturowym i organizacyjnym, o różnym poziomie wiedzy, zainteresowaniach i perspektywach. Razem mogą wpływać na realizację projektu i finalny produkt.Cały proces zarządzania komunikacją w projekcie to agregacja dwóch części:
- Plik pierwsza część zajmuje się opracowaniem strategii zapewniającej skuteczny system komunikacji dla interesariuszy.
- Plik druga część ma na celu wykonanie czynności niezbędnych do realizacji strategii komunikacji.
Średnio kierownik projektu spędza około 85-90% swojego całkowitego czasu projektu na komunikowaniu się. Tak więc dla utrzymanie skutecznego przepływu komunikacji staje się bardzo ważne. W tym celu musi zdecydować o strategii projektu na samym początku projektu i postępować zgodnie z nią przez cały cykl życia projektu. Niektóre z wysoce polecanych które pomagają w nawiązywaniu skutecznej komunikacji są wymienione poniżej:
- Silne, aktywne słuchanie
- Biegła umiejętność pisania
- Płynna umiejętność mówienia
- Kwestionowanie i odkrywanie pomysłów
- Ustalanie i zarządzanie oczekiwaniami
- Motywowanie zespołu do zaangażowania się
- Poprowadź zespół, aby zwiększyć wydajność
- Rozwiązanie konfliktu
- Umiejętność podsumowania i powtórzenia
- Określ następny najbardziej efektywny krok
Oprócz wyżej wymienionych umiejętności kierownik projektu musi również przestrzegać 5 C. komunikacji, która pomoże w tworzeniu nieprzerwanej i systematycznej komunikacji w trakcie trwania projektu. Te pięć C to:
jak znaleźć największą liczbę w tablicy java
Pod względem komunikacja może być różnego typu:
- Komunikacja pisemna: Jest to jedna z najbardziej precyzyjnych form komunikacji, która jest przekazywana za pośrednictwem medium korespondencyjnego. Można go dalej podzielić na dwie formy:
- Formalne pisemne: Karta projektu, opis zakresu, plan projektu, WBS, stan projektu, złożone kwestie, komunikacja związana z umową, notatki itp.
- Pisemne nieformalne: e-maile, notatki, listy, regularna komunikacja z członkami zespołu itp.
- Komunikacja werbalna: Ten rodzaj komunikacji charakteryzuje się dużą elastycznością i odbywa się za pośrednictwem kontaktu osobistego, spotkań zespołu, telefonii itp. Można go dalej podzielić na dwie formy:
- Formalne ustne: Prezentacje, przemówienia, negocjacje itp.
- Nieformalne Ustne: Rozmowy z członkami zespołu, spotkania projektowe, rozmowy w pokoju socjalnym lub na wojnie itp.
- Komunikacja niewerbalna: Jest to najbardziej podstawowa forma komunikacji i około 55% komunikacji odbywa się w tej formie.Ogólne przykłady tego typu komunikacji to mimika twarzy, ruchy rąk, ton głosu podczas mówienia itp.
Mam nadzieję, że teraz lepiej rozumiesz, czym jest zarządzanie komunikacją w projekcie. W następnej sekcji omówię korzyści płynące z zarządzania komunikacją w organizacji.
Korzyści z zarządzania komunikacją
- Oczekiwania: Plan komunikacji projektu pomaga w ustalaniu standardów dotyczących tego, jak i kiedy powinna mieć miejsce komunikacja.Pomaga to kierownikowi w utrzymaniu kontroli nad projektem i zapewnieniu, że wszyscy interesariusze otrzymają wymagane informacje.
- Konsystencja: Przy odpowiednim planie komunikacji kierownik projektu staje się bardziej konsekwentny w prowadzeniu działań projektowych. Daje także członkom zespołu kierunek, w którym mogą konsekwentnie komunikować się z resztą zespołu i interesariuszami.
- Wydajność: Efektywny plan zarządzania projektem zapewnia wszystkim członkom zespołu dobre informacje o wydarzeniach w projekcie. W ten sposób zawsze otrzymują potrzebne informacje, zamiast przerywać pracę i szukać brakujących informacji.
- Wynik: Ustanawia właściwy i jasny kanał komunikacji między zespołem a interesariuszami, co zapewnia zespołowi wiedzędokładnie tego, czego interesariusze chcą, potrzebują i oczekują od wyników projektu.
- Kontrolowana komunikacja: Zarządzanie komunikacją zapewnia również, że właściwe informacje są dostarczane do właściwych osób we właściwym czasie. Nie pozostawia to miejsca na niejasności lub zamieszanie i zapewnia płynny przepływ komunikacji.
- Współpraca zespołu projektowego: Dobra komunikacja często skutkuje lepszą współpracą między członkami zespołu i sprzyja skupieniu się na całości.
- Efektywna sesja inauguracyjna: Dobrze zorganizowany plan zarządzania komunikacją stanowi dobry początek dla projektówzapewnia, że projekt i metodologie są omawiane i weryfikowane na wysokim poziomie. Gdy to zostanie zapewnione, dalsze procesy komunikacyjne są wyrażane i uzgadniane przez członków zespołu, co daje im jasny obraz tego, co będzie dalej i jaka będzie ich rola w projekcie.
Procesy zarządzania komunikacją w projekcie
Obszar wiedzy zarządzania komunikacją w projekcie składa się z trzech następujących procesów:
1. Zaplanuj zarządzanie komunikacją
Planowanie komunikacji jest początkowym procesem w obszarze wiedzy o zarządzaniu komunikacją w projekcie. W tym procesie opracowywany jest systematyczny i skuteczny plan działań związanych z komunikacją projektu. W większości wykorzystuje informacje, takie jak wymagania każdego interesariusza i zespołów, dostępne zasoby organizacyjne i potrzeby projektu. Planowanie procesu zarządzania komunikacją odbywa się w okresowych odstępach czasu przez cały okres . Pomaga przede wszystkim w terminowej prezentacji odpowiednich danych poprzez udokumentowane podejście, które utrzymuje zaangażowanie interesariuszy w efektywny sposób.
Planowanie zarządzania komunikacją obejmuje różne dane wejściowe, narzędzia i techniki oraz wyniki, które wymieniłem w poniższej tabeli:
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|
|
|
2. Zarządzaj komunikacją
Drugi proces zarządzania komunikacją w projekcie to Zarządzanie komunikacją, którego głównym celem jest gromadzenie, tworzenie, dystrybucja, przechowywanie, odzyskiwanie, zarządzanie, monitorowanie i ostatecznie usuwanie informacji o projekcie w odpowiedni i terminowy sposób. Jest wykonywany przez cały cykl życia projektu, aby zapewnić bezproblemowy i wydajny przepływ informacji od zespołu projektowego do interesariuszy i odwrotnie. Ten proces pomaga również w identyfikacji różnych aspektów skutecznej komunikacji wraz z najbardziej odpowiednimi metodologie , technologie i techniki. Co więcej, pozwala na większą elastyczność całego systemu komunikacyjnego, zapewniając miejsce na wszelkie dostosowania metod i technik. Pomaga dostosowywać się do zmieniających się wymagań i potrzeb interesariuszy bez zakłócania przepływu komunikacji.
ansibl vs marionetka vs szef kuchni
W poniższej tabeli wymieniłem pełną listę danych wejściowych, narzędzi i technik oraz wyników zaangażowanych w proces Zarządzania Komunikacją:
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|
|
|
3. Monitorowanie komunikacji
Monitor Communications to ostatni proces w obszarze wiedzy o zarządzaniu komunikacją. Proces ten zapewnia, że wszystkie potrzeby i wymagania informacyjne projektu i zaangażowanych interesariuszy są spełnione do jego zakończenia. Jest wykonywany przez cały i pomaga w optymalizacji przepływu informacji zgodnie z planem zarządzania komunikacją i zaangażowania interesariuszy.
Poniższa tabela zawiera listę różnych danych wejściowych, narzędzi i technik oraz wyników zaangażowanych w końcowy proces zarządzania komunikacją w projekcie:
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|
|
|
A więc chodziło o zarządzanie komunikacją w projekcie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o metodologie zarządzania projektami lub ,możesz sprawdzić mój ' także.
Jeśli uważasz, że ten artykuł „Zarządzanie komunikacją w projekcie” jest odpowiedni, zapoznaj się z autorstwa Edureka, zaufanej firmy zajmującej się edukacją online, z siecią ponad 250 000 zadowolonych uczniów rozsianych po całym świecie.
Masz do nas pytanie? Wspomnij o tym w sekcji komentarzy tego artykułu o zarządzaniu komunikacją w projekcie, a my skontaktujemy się z Tobą.