Naprawdę fajnie jest zarządzać ogromnymi danymi za pomocą kilku kliknięć myszą i Przewyższać jest zdecydowanie jedynym narzędziem, które pozwoli Ci to zrobić. Jeśli nadal nie jesteś świadomy magicznych sztuczek programu Excel, oto samouczek Advanced Excel, który pomoże Ci dogłębnie nauczyć się Excela.
Spójrz na wszystkie tematy omówione w tym artykule:
- Bezpieczeństwo
- Motywy MS Excel
- Szablony
- Grafika
- Opcje drukowania
- Tabele danych
- Wykresy
- Tabele przestawne
- Wykresy przestawne
- Walidacji danych
- Filtrowanie danych
- Sortowanie danych
- Odsyłacze w programie Excel
- Tłumaczenie językowe
Oto pierwszy i najważniejszy aspekt, o którym musisz wiedzieć w tym samouczku dla zaawansowanych użytkowników programu Excel.
Bezpieczeństwo
Excel zapewnia bezpieczeństwo na 3 poziomach:
- Na poziomie pliku
- Poziom arkusza
- Poziom skoroszytu
Bezpieczeństwo na poziomie plików:
Zabezpieczenia na poziomie plików odnoszą się do zabezpieczenia pliku Excel za pomocą hasła, aby uniemożliwić innym otwarcie go i zmodyfikowanie. Aby zabezpieczyć plik Excel, wykonaj następujące kroki:
1: Kliknij Plik patka
2: Wybierz Informacje opcja
3: Wybierz Chroń skoroszyt opcja
4: Z listy wybierz Szyfruj hasłem opcja
5: Wprowadź hasło w wyświetlonym oknie dialogowym
6: Wejdź ponownie hasło, a następnie kliknij dobrze
Podczas wpisywania haseł pamiętaj o następujących kwestiach:
- Nie zapomnij hasła, ponieważ w programie Excel nie jest dostępne odzyskiwanie hasła
- Nie są nakładane żadne ograniczenia, ale w hasłach programu Excel rozróżniana jest wielkość liter
- Unikaj rozpowszechniania plików chronionych hasłem zawierających poufne informacje, takie jak dane bankowe
- Ochrona pliku hasłem niekoniecznie chroni złośliwe działania
- Unikaj udostępniania swoich haseł
Bezpieczeństwo na poziomie arkusza roboczego:
Aby chronić dane obecne w arkuszu przed modyfikacją, możesz zablokować komórki, a następnie zabezpieczyć arkusz. Nie tylko to, możesz także selektywnie zezwolić lub zabronić dostępu do określonych komórek arkusza różnym użytkownikom. Na przykład, jeśli masz arkusz, który zawiera szczegóły sprzedaży dla różnych produktów, a każdy produkt jest obsługiwany przez różne osoby. możesz pozwolić każdemu pracownikowi sprzedaży modyfikować dane tylko tego produktu, za który jest odpowiedzialny, a nie innych.
Aby chronić swój arkusz, musisz wykonać 2 kroki:
1: Odblokuj komórki, które mogą być edytowane przez użytkowników
- W arkuszu, który chcesz chronić, zaznacz wszystkie komórki, które mogą być edytowane przez użytkowników
- Otwórz okno Czcionka obecne na karcie Strona główna
- Wybierz opcję Ochrona
- Usuń zaznaczenie opcji Zablokowane
2: Ochrona arkusza
- Aby zabezpieczyć arkusz, kliknij Przejrzeć a następnie wybierz Chroń arkusz opcja
- Pojawi się następujące okno dialogowe
- Z „ Zezwalaj wszystkim użytkownikom tego arkusza na ”Wybierz dowolne elementy, które chcesz
- Podaj wybrane przez siebie hasło i kliknij OK (ustawienie hasła jest opcjonalne)
Usuwanie arkusza roboczego:
Jeśli chcesz usunąć ochronę arkusza, możesz to zrobić, wybierając plik Nie chroń arkusza opcja z Przejrzeć patka. W przypadku, gdy podałeś hasło podczas ochrony arkusza, Excel poprosi cię o wprowadzenie tego samego w celu wyłączenia ochrony arkusza.
Zabezpieczenia na poziomie skoroszytu:
Zabezpieczenia na poziomie skoroszytu pomogą Ci uniemożliwić innym użytkownikom dodawanie, usuwanie, ukrywanie lub zmienianie nazw arkuszy. Oto, jak możesz chronić swoje skoroszyty w programie Excel:
jeden: Z Przejrzeć wybierz Chroń skoroszyt pojawi się następujące okno dialogowe:
2: Wprowadź trochę hasło do wyboru i kliknij dobrze (Jest to opcjonalne, jeśli nie wprowadzisz żadnego hasła, każdy może wyłączyć ochronę skoroszytu)
3: Wejdź ponownie hasło i kliknij dobrze
Gdy skoroszyt jest chroniony, zobaczysz, że opcja Chroń skoroszyt zostanie podświetlona, jak pokazano poniżej:
Ponadto, jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy dowolny arkusz, zobaczysz, że wszystkie opcje, takie jak Ukryj, Wstaw, Zmień nazwę itp., Nie będą już dostępne. Spójrz na obrazek poniżej:
Motywy MS Excel
MS Excel udostępnia wiele motywów dokumentów, które pomagają tworzyć dokumenty formalne. Korzystając z tych motywów, zharmonizowanie różnych czcionek, kolorów lub grafiki będzie bardzo łatwe. Masz również możliwość zmiany całego motywu lub tylko kolorów lub czcionek itp., Zgodnie z własnym wyborem. W Excelu możesz:
- Korzystaj ze standardowych motywów kolorystycznych
- Utwórz swój motyw
- Zmodyfikuj czcionkę motywów
- Zmień efekty
- Zapisz swój niestandardowy motyw
Skorzystaj ze standardowych motywów kolorystycznych:
Aby wybrać standardowy motyw, możesz wykonać następujące czynności:
- Wybierz Układ strony na Wstążce
- Z Motywy grupę, kliknij Zabarwienie
- Wybierz dowolny kolor
Pierwsza grupa kolorów, które widzisz. są domyślnymi kolorami MS Excel.
Utwórz swój motyw:
Jeśli chcesz dostosować własne kolory, kliknij opcję Dostosuj kolory znajdującą się na końcu listy rozwijanej pokazanej na powyższym obrazku, a zobaczysz okno dialogowe, jak pokazano na poniższym obrazku:
W powyższym oknie dialogowym wybierz dowolny kolor dla akcentów, hiperłączy itp. Możesz również utworzyć własny kolor, klikając więcej kolorów opcja. Będziesz mógł zobaczyć wszystkie wprowadzone zmiany w Próba okienko obecne po prawej stronie okna dialogowego pokazanego na powyższym obrazku. Nie tylko to, możesz także nadać nazwę motywowi, który tworzysz w Nazwa pudełko i Zapisać to. Jeśli nie chcesz zapisywać żadnych wprowadzonych zmian, kliknij R walizka a następnie kliknij Zapisać .
Zmień czcionkę motywów:
Podobnie jak w przypadku zmiany kolorów motywu, program Excel umożliwia zmianę czcionki motywów. Można to zrobić w następujący sposób:
- Kliknij Układ strony z Faborek patka
- Otwórz listę rozwijaną Czcionki
- Wybierz dowolny styl czcionki
Możesz także dostosować własne style czcionek, klikając opcję Dostosuj czcionki. po kliknięciu otworzy się następujące okno dialogowe:
Daj jakieś Nagłówek i Czcionka ciała do wyboru, a następnie nadaj mu nazwę. Gdy to zrobisz, kliknij Zapisać .
Zmień efekty:
Excel zapewnia ogromny zestaw efektów tematycznych, takich jak linie, cienie, odbicia itp., Które można dodać. Aby dodać efekty, kliknij Układ strony i otwórz plik Efekty lista rozwijana z Motywy następnie wybierz dowolny efekt, który chcesz.
Zapisz swój niestandardowy motyw:
Możesz zapisać wszystkie wprowadzone zmiany, zapisując bieżący motyw w następujący sposób:
1: Kliknij Układ strony , Wybierz Motywy
2: wybierz Zapisz bieżący motyw opcja
3: nadaj nazwę swojemu motywowi w Nazwa pudełko
4: Kliknij Zapisać
Uwaga: Motyw, który zapiszesz, zostanie zapisany w folderze Document Themes na dysku lokalnym w formacie .thmx.
Szablony
Ogólnie szablon to wzór lub model, który stanowi podstawę czegoś. Szablony programu Excel pomagają zwiększyć wskaźniki produkcji, ponieważ pomagają zaoszczędzić czas i wysiłek związany z tworzeniem dokumentów. Aby skorzystać z szablonów Excela, należy kliknąć Plik, następnie s elekt Nowy. Tutaj będziesz mógł zobaczyć wiele szablonów Excela, które możesz wybrać dla dowolnego typu dokumentów, takich jak kalendarze, tygodniowe raporty obecności, prosta faktura itp. Możesz również poszukać szablonu online. Na przykład, jeśli wybierzesz szablon Osobisty budżet miesięczny, szablon będzie wyglądał tak, jak pokazano na poniższej ilustracji:
Grafika
W przeciwieństwie do tego, co myśli wielu ludzi, program Excel nie tylko pozwala bawić się danymi, ale także umożliwia dodawanie do nich grafiki. Aby dodać grafikę, kliknij Wstawić i będziesz mógł zobaczyć szereg opcji, takich jak dodawanie obrazów, kształtów, tabel przestawnych, Wykresy przestawne , Mapy itp.
Wstawianie obrazów:
W tym samouczku Advanced Excel pokażę Ci, jak dodawać obrazy do dokumentów Excel. Najpierw kliknij Wstawić a następnie otwórz Ilustracje listę, wybierz Kino .
Wybierz dowolne zdjęcie, które chcesz dodać do dokumentu. Na poniższym obrazku dodałem logo programu Excel:
Podobnie możesz również dodawać do dokumentów kształty, ikony, SmartArts itp.
Opcje drukowania:
Aby wydrukować arkusze kalkulacyjne MS Excel, kliknij Plik a następnie wybierz plik Wydrukować opcja. Przed wydrukowaniem dokumentu zobaczysz szereg opcji, które umożliwiają wydrukowanie dokumentu w różnych wzorach i układach. Możesz zmienić orientację strony, dodać marginesy, zmienić drukarki itp. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, Kliknij tutaj .
Tabele danych
Tabele danych w programie Excel są tworzone w celu eksperymentowania z różnymi wartościami pliku formuła . W programie Excel można utworzyć jedną lub dwie tabele danych zmiennych. Tabele danych to jeden z trzech typów narzędzi analitycznych typu „co, jeśli” dostępnych w programie Excel.
W tym zaawansowanym samouczku programu Excel pokażę Ci, jak tworzyć tabele danych z jedną i dwiema zmiennymi.
Tworzenie tabeli danych z jedną zmienną:
Załóżmy na przykład, że kupiłeś 16 szklanek po 20 USD za sztukę. W ten sposób za 16 szklanek będziesz musiał zapłacić łącznie 320 dolarów. Teraz, jeśli chcesz utworzyć tabelę danych, która pokaże ceny dla różnych ilości tego samego artykułu, możesz wykonać następujące czynności:
1: Skonfiguruj dane w następujący sposób:
2: Następnie skopiuj wynik obecny w B3 do innej komórki
3: Zapisz różne ilości elementów, jak pokazano poniżej:
4: Wybierz nowo utworzony zakres, kliknij Dane wybierz Co jeśli analiza z Prognoza Grupa. Następnie wybierz plik Tabela danych opcja.
5: W oknie dialogowym pokazanym poniżej określ komórkę wejściową kolumny. (Dzieje się tak, ponieważ nowe ilości są określone w kolumnach)
6: Gdy to zrobisz, zobaczysz wszystkie wynikowe wartości. Wybierz wszystkie komórki z wartościami wyjściowymi i określ im symbol $:
Tabela danych z dwiema zmiennymi:
Aby utworzyć tabelę danych z dwiema zmiennymi dla tych samych danych, które zostały wzięte w poprzednim przykładzie, wykonaj następujące kroki:
1: Skopiuj wynik obecny w B3 do jakiejś komórki i określ testowe wartości wierszy i kolumn, jak pokazano poniżej:
1: Wybierz zakres, kliknij Dane patka
2: Wybierz Co jeśli analiza z grupy Prognozy
3: W wyświetlonym oknie wprowadź wiersz i komórkę wejściową kolumny, jak pokazano poniżej:
4: Po kliknięciu OK zobaczysz wynik dla całej tabeli
5: Wybierz wszystkie komórki wyjściowe, a następnie określ symbol $
Wykresy
Wykresy przedstawiają dane w formie graficznej. Te wykresy przedstawiają wartości liczbowe w bardzo zrozumiały i łatwy do zrozumienia sposób. Wykresy są bardzo istotną częścią programu Excel i znacznie się poprawiały z każdą nową wersją programu MS Excel. Istnieje wiele typów wykresów, których możesz użyć, takich jak słupkowy, liniowy, kołowy, obszarowy itp.
Ten zaawansowany samouczek programu Excel pomoże Ci nauczyć się tworzyć wykresy w programie Excel.
Tworzenie wykresów:
Aby wstawić wykres, wykonaj podane czynności:
1: Przygotuj dane wykresu
2: Wybierz przygotowane dane, kliknij Wstaw obecny w zakładce Wstążka
3: Z grupy Wykresy wybierz dowolny wykres
Tabele przestawne:
Przewyższać Tabele przestawne to tabele statystyczne, które zagęszczają dane z tabel zawierających obszerne informacje. Tabele te ułatwiają wizualizację danych na podstawie dowolnych pól znajdujących się w tabeli danych. Korzystając z tabel przestawnych, możesz wizualizować swoje dane, zmieniając wiersze i kolumny pól, dodając filtry, sortuj dane itp.
Tworzenie tabel przestawnych: Aby utworzyć tabelę przestawną, wykonaj następujące kroki:
1: Wybierz wściekłość, dla której chcesz utworzyć tabelę przestawną
2: Kliknij Wstawić
3: Wybierz Tabela przestawna z grupy Tabele
4: Sprawdź, czy podany zakres jest prawidłowy
5: Wybierz miejsce, w którym chcesz utworzyć tabelę, tj. Nowy arkusz roboczy lub to samo
6: Excel utworzy pustą tabelę przestawną
7: Przeciągnij i upuść pola, które chcesz dodać, aby dostosować tabelę przestawną
Zostanie utworzona następująca tabela:
Aby dowiedzieć się więcej niż to, co zostało omówione w tym zaawansowanym samouczku programu Excel, Kliknij tutaj .
Wykresy przestawne
Wykresy przestawne programu Excel to wbudowane narzędzia do wizualizacji tabel przestawnych. Wykresy przestawne można tworzyć w następujący sposób
1: Utwórz tabelę przestawną
2: Kliknij Wstawić patka
3: Wybierz Wykresy przestawne z Wykresy Grupa
4: Otworzy się okno, które pokaże wszystkie dostępne wykresy przestawne
5: Wybierz wykres dowolnego typu i kliknij dobrze
Jak widać, dla mojej tabeli przestawnej został utworzony wykres przestawny.
Walidacji danych
Jednym z najważniejszych tematów tego samouczka zaawansowanego programu Excel jest sprawdzanie poprawności danych. Ta funkcja, jak sama nazwa wskazuje, umożliwia skonfigurowanie komórek w arkuszach programu Excel, aby akceptowały określony typ danych. Na przykład, jeśli chcesz, aby w arkuszu znalazła się określona liczba komórek i chcesz, aby akceptowały tylko daty, możesz to łatwo zrobić za pomocą funkcji sprawdzania poprawności danych w programie Excel. Aby to zrobić, wykonaj podane czynności:
1: Wybierz wszystkie komórki, do których chcesz przypisać określony typ danych:
2: Kliknij Dane Karta obecna w Faborek
3: Z Narzędzia danych grupę, wybierz Walidacji danych
4: Pojawi się wyskakujące okienko z trzema opcjami, tj. Ustawienia, Komunikat wejściowy i Alert o błędzie
- Ustawienia pozwolą Ci wybrać dowolny typ danych, które chcesz zaakceptować w wybranym zakresie
- Sekcja Wiadomość wejściowa pozwoli Ci wprowadzić wiadomość dla użytkownika, podając mu szczegóły dotyczące dopuszczalnych danych
- Sekcja Komunikat o błędzie poinformuje użytkownika, że popełnił błąd podczas podawania żądanych danych wejściowych
Teraz, jeśli wybierzesz dowolną komórkę w wybranym zakresie, najpierw zobaczysz komunikat z prośbą o wprowadzenie liczb całkowitych większych niż 1.
Jeśli użytkownik tego nie zrobi, zobaczy odpowiedni komunikat o błędzie, jak pokazano poniżej:
Filtrowanie danych
Filtrowanie danych odnosi się do pobierania określonych danych, które spełniają określone kryteria. Oto tabela, której będę używał do odfiltrowywania danych:
Teraz, jeśli chcesz odfiltrować dane tylko dla Nowego Jorku, wystarczy wybrać kolumnę Miasto i kliknąć Dane obecny na karcie Wstążka. Następnie z Sortuj i filtruj grupę, wybierz Filtr .
Po wykonaniu tej czynności w kolumnie Miasto zostanie wyświetlona lista rozwijana zawierająca nazwy wszystkich miast. Aby przefiltrować dane dla Nowego Jorku, otwórz listę rozwijaną i odznacz opcję Wybrane wszystkie opcję i sprawdź Nowy Jork a następnie kliknij dobrze . Zobaczysz następującą filtrowaną tabelę:
Podobnie możesz również zastosować wiele filtrów, po prostu wybierając zakres, do którego chcesz zastosować filtr, a następnie wybierając polecenie Filtr.
Sortowanie
Sortowanie danych w Excelu polega na porządkowaniu wierszy danych na podstawie danych zawartych w kolumnach. Na przykład możesz zmienić kolejność nazw z A-Z lub uporządkować liczby odpowiednio z rosnącej lub malejącej.
Weźmy na przykład pod uwagę tabelę pokazaną w poprzednim przykładzie. Jeśli chcesz zmienić kolejność nazw dostawców zaczynających się od A, możesz wykonać następujące czynności:
- Zaznacz wszystkie komórki, które chcesz posortować
- Kliknij Sortować obecny w Dane a zobaczysz okno dialogowe, jak pokazano poniżej:
- Tutaj masz dwie opcje oparte na chęci Rozszerzenia wyboru, aby uzyskać pełne dane lub tylko dla bieżącego wyboru (wybieram drugą opcję)
- Gdy to zrobisz, zobaczysz następujące okno dialogowe:
- Tutaj możesz dodać więcej kolumn, usunąć kolumny, zmienić kolejność itp. Ponieważ chcę posortować kolumnę od A do Z, kliknę dobrze .
Oto kapelusz, jak wygląda tabela:
Podobnie możesz sortować tabelę, używając wielu poziomów i kolejności.
Odsyłacze w MS Excel
Jeśli chcesz szukać danych w wielu arkuszach w skoroszycie, możesz skorzystać z Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO . WYSZUKAJ.PIONOWO funkcjonować w programie Excel służy do wyszukiwaniai przedstaw wymagane dane z arkuszy kalkulacyjnych. V w WYSZUKAJ.PIONOWO odnosi się do pionu i jeśli chcesz użyć tej funkcji, Twoje dane muszą być uporządkowane w pionie. Aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, Kliknij tutaj .
Używanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do pobierania danych z wielu arkuszy:
Aby użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do pobrania wartości znajdujących się w różnych arkuszach, możesz wykonać następujące czynności:
Przygotuj dane z arkuszy, jak pokazano:
Arkusz3:
rodzaje transformacji w informatyce
Arkusz4:
Teraz, aby pobrać pensje tych pracowników z arkusza 4 do arkusza 3, możesz użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w następujący sposób:
Możesz zobaczyć, że zaznaczono zarówno arkusz3, jak i arkusz4. Po wykonaniu tego polecenia otrzymasz następujący wynik:
Teraz, aby pobrać pensje wszystkich pracowników, po prostu skopiuj wzór, jak pokazano poniżej:
Makra
W Excelu trzeba się nauczyć makr. Korzystając z tych makr, możesz zautomatyzować zadania, które wykonujesz regularnie, po prostu rejestrując je jako makra. Makro w programie Excel to w zasadzie akcja lub zestaw akcji, które można wielokrotnie wykonywać automatycznie.
W tym zaawansowanym samouczku MS Excel nauczysz się, jak tworzyć i wykorzystywać makra.
Tworzenie makra:
W poniższym przykładzie mam trochę informacji na temat sklepu i utworzę makro w celu stworzenia wykresu danych sprzedaży towarów wraz z ich ilościami i ilościami.
- Najpierw utwórz tabelę, jak pokazano poniżej:
- Teraz kliknij Widok patka
- Kliknij Makra i wybierz Nagraj makro opcja
- Wprowadź nazwę makra, które zamierzasz utworzyć w wyświetlonym oknie dialogowym i jeśli chcesz, możesz także utworzyćskrót do tego makra
- Następnie kliknij DOBRZE ( Gdy to zrobisz, Excel zacznie rejestrować twoje działania)
- Wybierz pierwszą komórkę w kolumnie Kwota
- Wpisz „= PRODUKT (B2, B3)” i naciśnij Enter
- Wstaw znak $ z grupy Liczby na karcie Strona główna
- Następnie skopiuj formułę do pozostałych komórek
- Teraz kliknij Wstaw i wybierz dowolny preferowany wykres. Oto jak wygląda wykres dla tabeli pokazanej na powyższym obrazku:
- Po zakończeniu działań kliknij Widok i wybierz opcję Zatrzymaj nagrywanie z Makra
Gdy to zrobisz, Twoje makro zostanie nagrane. Teraz za każdym razem, gdy chcesz wykonać wszystkie te czynności, po prostu uruchom makro, a będziesz mógł odpowiednio zobaczyć wyniki. Zwróć też uwagę, że za każdym razem, gdy wprowadzisz zmiany w wartościach obecnych w komórkach, makro wprowadzi odpowiednie zmiany po uruchomieniu i automatycznie wyświetli zaktualizowane wyniki.
Tłumaczenie językowe
Excel znakomicie umożliwia użytkownikom tłumaczenie danych na różne języki. Może automatycznie wykryć język obecny w danych, a następnie przekonwertować go na dowolny język, który znajduje się na liście języków programu Excel. Wykonaj podane czynności, aby wykonać tłumaczenie językowe:
- Kliknij na Przejrzeć patka
- Wybierz Tłumaczyć od Język Grupa
- Zobaczysz okno Tłumacza, w którym możesz pozwolić programowi Excel wykryć język obecny w arkuszu lub podać konkretny język
- Następnie z „ Do Z listy rozwijanej wybierz dowolny język, na który chcesz przekonwertować dane
Jak widać, tekst, który otrzymałem, został przekonwertowany na język hindi.
To prowadzi nas do końca tego artykułu o samouczku Advanced Excel. Mam nadzieję, że wszystko, co zostało Ci udostępnione, jest dla Ciebie jasne. Upewnij się, że ćwiczysz jak najwięcej i cofnij swoje doświadczenie.
Masz do nas pytanie? Wspomnij o tym w sekcji komentarzy na blogu „Zaawansowany samouczek programu Excel”, a my skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
Aby uzyskać dogłębną wiedzę na temat popularnych technologii i ich różnych aplikacji, możesz zapisać się na żywo z całodobowym wsparciem i dożywotnim dostępem.